3 Benutzerdefinierte Haselregeln, mit denen Sie die Dateiverwaltung automatisieren können

“Wiederhole dich nicht” ist eine Grundregel der Programmierung. Es soll Programmierer davor warnen, dasselbe Codesegment wiederholt manuell auszuführen, wenn Computer dies automatisch tun können. Aber Sie müssen kein Programmierer sein, um sich nicht zu wiederholen. Wenn Sie ein Mac-Benutzer sind, hilft Ihnen Hazel dabei, Ihre Dateien automatisch zu organisieren, Ihre Effizienz zu steigern und Ihren Geist von der unerträglichen Plackerei zu befreien, Teile von Hand zu mischen.

Was ist Hasel?

Hazel ist eine macOS-Anwendung, die eine benutzerfreundliche grafische Oberfläche für einige ziemlich erweiterte Skriptfunktionen bietet. Es funktioniert mit einer ziemlich einfachen Struktur, wenn dies, dann diese, dh, es ordnet bestimmte Parameter bestimmten Dateien zu und führt dann eine Aufgabe aus, wenn diese Parameter erfüllt sind. Während die Logik einfach ist, können Sie eine Reihe komplexer Funktionen zu anspruchsvollen Programmen verketten und sie dann so einstellen, dass sie ausgeführt werden, wann immer Sie möchten.

Hazel einrichten

Hazel ist einfach einzurichten. Nachdem Sie die Anwendung heruntergeladen und installiert haben, finden Sie sie in Ihren Systemeinstellungen. Klicken Sie auf das Symbol, um den Einstellungsbereich zu öffnen, und Sie können loslegen.

Wenn Sie den Bereich zum ersten Mal starten, befinden Sie sich auf der Registerkarte “Info”, auf der Sie erfahren, ob Hazel gerade ausgeführt wird, und einige andere Informationen erhalten. Sie sehen eine Schaltfläche mit der Aufschrift “Start Hazel”, lassen Sie sie jedoch vorerst aus. Wenn Sie es jetzt starten, gelten alle Ihre Regeln in dem Moment, in dem Sie sie speichern. Dies ist möglicherweise nicht das, was Sie möchten, wenn Sie gerade erst anfangen.

Stellen Sie jedoch sicher, dass das Kontrollkästchen “Haselstatus in der Menüleiste anzeigen” aktiviert ist.

Auf der linken Seite des Fensters sehen Sie eine Spalte mit einer Liste von Ordnern. Klicken Sie auf einen dieser Ordner, und auf der rechten Seite wird der Bereich mit der Bezeichnung “Regeln” mit einigen Kontrollkästchen gefüllt. Diese Demoregeln sind in Hazel enthalten und derzeit deaktiviert, können jedoch als Inspiration dienen.

1. Bereinigen Sie Ihren Download-Ordner regelmäßig

Ich neige dazu, meinen Download-Ordner als “On Deck” -Verzeichnis zu verwenden. Als solches wird es mit Dateien vollgestopft, die früher wichtig waren, jetzt aber unbrauchbar sind. Glücklicherweise können wir eine sehr einfache Regel erstellen, um dieses Problem zu lösen.

1. Um eine neue Regel in Hazel zu erstellen, klicken Sie zunächst in der Ordnerseitenleiste auf den Ordner, den Hazel überwachen soll. In diesem Fall verwenden wir den Ordner “Downloads”. Klicken Sie dann auf das Pluszeichen.

2. Geben Sie Ihrer Regel einen Titel, der ihre Funktion klar erklärt.

Jetzt legen wir unsere Kriterien fest.

3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü mit der Bezeichnung “Name” und ändern Sie es in “Datum der letzten Eröffnung”.

4. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü mit der Bezeichnung “ist” und ändern Sie es in “ist nicht im letzten”.

5. Ändern Sie “1 Stunde” in “7 Tage” oder in ein beliebiges Zeitintervall, in dem Sie sich wohl fühlen.

Im nächsten Abschnitt legen wir fest, was mit Dateien geschehen soll, die unseren Kriterien entsprechen.

6. Klicken Sie auf “Kein Ordner ausgewählt” und ändern Sie ihn in “Papierkorb”.

7. Um die Regel zu speichern, klicken Sie auf OK. Wenn Hazel aktiviert ist, gilt diese Regel unmittelbar nach dem Klicken auf OK, sodass alle Dateien, die älter als sieben Tage sind, in den Papierkorb verschoben werden.

Dies ist vielleicht die einfachste mögliche Hazel-Regel, aber sie ist immer noch nützlich. Ich verwende tatsächlich einige in Verbindung, die Dateien je nach Typ und Alter zu unterschiedlichen Zeiten verschieben und in den Papierkorb verschieben. Hier ist ein Screenshot meiner aktuellen Download-Regeln mit Titeln, die Ihnen eine Vorstellung davon geben sollen, was sie tun.

2. Alte Dateien organisieren und komprimieren

Diese Regel, mit der ich meinen Desktop organisiere, besteht aus zwei Teilen. Zuerst richten wir eine Regel ein, die alte Dateien in einem bestimmten Ordner ablegt.

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Ihren Desktop-Ordner. Wenn der Desktop-Ordner nicht vorhanden ist, klicken Sie auf das Pluszeichen unter der Ordnerliste.

2. Klicken Sie im Regelbereich auf das Pluszeichen, um eine neue Regel zu erstellen.

3. Ändern Sie die Dropdown-Liste “Name” in “Datum der letzten Änderung”, “Nicht in der letzten”, und ändern Sie das Zeitintervall auf eine Woche.

4. Ändern Sie das Dropdown-Menü Verschieben in “In Unterordner sortieren”.

5. Klicken Sie auf das Textfeld nach “mit Muster”, um eine Liste der Umbenennungs-Token aufzurufen, die Sie verwenden können. Wählen Sie “aktuelles Datum”.

6. Klicken Sie in Ihrem Textfeld nach dem aktuellen Datumstoken und geben Sie “Archiv” ein.

7. Klicken Sie auf Fertig, um das Textfeld zu schließen, und auf OK, um die Regel zu bestätigen.

Jetzt richten wir in der Regel ein, um diese Ordner in ZIP-Archiven zu komprimieren.

8. Erstellen Sie eine weitere neue Regel im Desktop-Ordner, indem Sie auf das Pluszeichen in der Regelliste klicken.

9. Erstellen Sie zwei Regeln: Name enthält “Archiv” und Art ist Ordner.

10. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Aktion, um Archiv auszuwählen.

Diese Regel archiviert automatisch alles, was in den letzten sieben Tagen nicht geändert wurde.

3. Benennen Sie gescannte Dokumente basierend auf OCR-Inhalten um und archivieren Sie sie

Diese letzte Regel erfordert externe Hardware oder Software, damit sie funktioniert. Ich verwende meinen ScanSnap, der gescannte Dokumente in PDFs mit eingebetteten Live-Textdaten konvertiert. Auf diese Weise kann ich gescannte Papiere automatisch in den entsprechenden Ordnern ablegen.

Inzwischen wissen Sie, wie man diese Regel liest. Es entspricht drei Bedingungen, wobei der Inhalt der PDF-Datei als Auslöser für die folgenden Aktionen verwendet wird. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, benennt die Regel den Ordner mit dem Erstellungsdatum des Scans und dem Namen der Rechnung um und legt ihn in meinem Ordner “Statements” ab.

Fazit

Sobald Sie alle Regeln erstellt haben, können Sie zu den Systemeinstellungen zurückkehren und Hazel aktivieren.

Wie Sie sehen können, ist Hazel unglaublich mächtig und die drei oben genannten Regeln sind nur Beispiele. Nehmen Sie sich Zeit, um herumzuspielen und zu experimentieren, und Sie werden sicher etwas Praktisches finden.

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