Google Apps Premier Edition hat mit der Guardian News and Media Group einen neuen Fan in der Medienwelt.
Das webbasierte System von Google wird jetzt von allen Mitarbeitern in der gesamten Gruppe verwendet, die die und die Zeitungen veröffentlichen, sodass sie die Dokumente, den Kalender, die Websites, das Video und das Gespräch von Google auch außerhalb des Büros verwenden können. Google Mail wird später in diesem Jahr zusätzlich zur E-Mail-Sicherheit von Postini hinzugefügt.
“Die Art und Weise, wie wir es zuvor gemacht haben, wurde als Wortanhang in E-Mails zusammengefasst”, sagte Andy Beale, Technologiedirektor für Unternehmensabläufe bei Guardian, und fügte hinzu, dass die Gruppe auch Lotus-Produkte für die Zusammenarbeit verwendete.
“Wir haben erkannt, dass dies lange Zeit keine gute Lösung war”, erklärte er, das Unternehmen habe auch versucht, neuere Tools wie Wikis zu verwenden. “Wir haben Wikis sehr als Lösung gesehen, aber wir haben festgestellt, dass es Teil einer Lösung ist, aber nicht alles.”
Beale sagte, es sei klar geworden, dass E-Mail ein wesentlicher Bestandteil der Gleichung sein würde und dass Büroprodukte ein “De-facto-Standard” für moderne Arbeitnehmer seien, und begann daher, nach Systemen zu suchen, die beides bieten könnten.
Eine Überlegung war, die Investition in Lotus fortzusetzen. Stattdessen entschied sich der Guardian für die Umstellung auf die Technologie von Google, da die Nutzung für Mitarbeiter und IT zusätzlich zu den geringeren Kosten einfach war. “Es ist ein wettbewerbsfähiges Kostenmodell im Vergleich zu teurerer Unternehmenssoftware.”
Während der Wechsel mit dem Umzug der Guardian News and Media Group in ein neues Büro in St. Pancras, London, verbunden war, kam Beale bei den Olympischen Spielen in Peking im vergangenen Sommer auf die Idee, Google Apps zu verwenden. Die 30 Reporter vor Ort verwendeten die webbasierten Tools für die Zusammenarbeit, um ihre Arbeit zu erledigen, da sie überall darauf zugreifen konnten.
Tatsächlich musste die Gruppe bei der Auswahl neuer Systeme die Arbeitsgewohnheiten ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. “Wir mussten uns ansehen, welche Art von Mitarbeitern wir jetzt haben und welche Erwartungen sie an die Technologie haben”, sagte Beale. “Sie interessieren sich nicht für Dinge, deren Konfiguration oder Einbeziehung der IT-Abteilung Tage und Wochen dauert.”
Laut Beale war im gesamten Unternehmen keine formelle Schulung für die Einführung von Google Apps erforderlich. “Die Leute verstehen es im Allgemeinen einfach”, sagte er. “Es ist einfach zu bedienen.”
Da jeder bereits wusste, wie man die Technologie einsetzt, oder sie schnell selbst herausfand, konnten sich die IT-Mitarbeiter darauf konzentrieren, das Bewusstsein für spezifischere Funktionen zu schärfen, z. B. die Mitarbeiter zu ermutigen, Video-Chat-Funktionen zu nutzen, anstatt Geschäftsreisen zu unternehmen.
Off-Site-Management und Hosting bieten eine Reihe von Vorteilen. Beale gab jedoch zu, dass es zunächst eine Herausforderung war, auf ein SaaS-Modell (Software as a Service) umzusteigen, da die Daten an anderer Stelle gespeichert werden und neue Sicherheitsbedenken aufwerfen können. “Das hat ein wenig Einführung und Arbeit gekostet, um sicherzustellen, dass wir alle mit diesem Datenmodell vertraut sind”, sagte er.
Die Einführung von Google Mail im Laufe dieses Jahres wird nicht das Ende des Projekts sein. Während sich die nächsten Schritte noch in der “Ideenphase” befinden, plant der Guardian laut Beale, seine neue Investition voll auszunutzen.
“Wir sehen es jetzt als ein sehr zentrales Produkt. Wir werden versuchen, die Erweiterbarkeit zu nutzen und Gadgets zu verwenden, um interne Daten und Tools vom Typ Workflow einzubringen”, sagte er und fügte hinzu, dass er auch hofft, den aktuellen Stand des Unternehmens zu migrieren Lotus Domino-Kollaborationssystem zu einer Google-Version.
Der Zug des Wächters folgt einem seiner Rivalen beim Telegraph im letzten Sommer.
Beale ist jedoch der Ansicht, dass Google Apps nicht nur für die Welt des Publizierens geeignet ist. “Ich denke im Allgemeinen, dass hier keine Branchensache vor sich geht”, fügte er hinzu.
“Jeder, der Anforderungen an die Zusammenarbeit von Gruppen in Bezug auf Informationen hat, jeder mit einer unterschiedlichen Belegschaft, würde diese Produkte nützlich finden.”
Klicken Sie hier, um die Bewertung von Google Apps Premier Edition zu lesen.
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