Während die Hauptstadt in einen 48-Stunden-U-Bahn-Streik eintritt, werden nur wenige die guten Nachrichten von Transport for London (TfL) hören wollen, die ihre IT in Form bringen.
Phil Pavitt sprach heute, wenige Stunden vor dem Streik, auf der Government Computing Live-Konferenz in London und informierte die Teilnehmer begeistert über das IT-Upgrade und die Reorganisation von TfL.
Als Pavitt vor zweieinhalb Jahren bei der Transportbehörde anfing, gab es 21 separate Abteilungen und damit 21 separate IT-Abteilungen. Die Organisation sei kein großer Fan von Zentralisierungsdiensten, bemerkte er. Und Desktops waren alle “Thick Clients”, während die Informationen von TfL in 61 Rechenzentren gespeichert wurden.
“Es gab mehr Hardware von mehr verschiedenen Anbietern, als ich jemals wusste”, sagte Pavitt.
“Das Erstaunliche ist, dass alles funktioniert hat”, sagte er und erklärte, dass es nur schwieriger sei, das Board davon zu überzeugen, dass es an der Zeit sei, das Versprechen zu ändern, die gesamten Kosten aus Einsparungen im IT-Budget zu decken.
Reduzierung des Outsourcings
Ein Grund, warum die IT von TfL im Wesentlichen funktionierte, war, dass das meiste davon ausgelagert wurde. Laut Pavitt gab es 17 Outsourcing-Verträge für die IT von TfL, wobei 95 Prozent der IT-Mitarbeiter für drei oder vier Beratungsunternehmen arbeiteten.
“Sie haben die meisten Leute ausgelagert, die Wissen hatten”, sagte Pavitt. “Jetzt sitzen sie da und schauen uns an.”
Dieses Outsourcing war eines der Ziele von Pavitt, als er eine 24-monatige Strategie zur Sortierung der IT von TfL startete. “Nur fest angestelltes Personal zu bekommen, war eine Errungenschaft”, sagte er, aber er hat es geschafft. Noch sechs Monate bis zum Ablauf der 24 Monate, sagte er, das Verhältnis von fest angestellten Mitarbeitern zu Beratern sei inzwischen umgedreht, und 95 Prozent seien jetzt intern.
“Vor zwei Jahren waren Dritte die erste Anlaufstelle”, erklärte er. “Jetzt schaffen wir alles.” Die Mitarbeiterzahl ist jedoch um ein Fünftel gesunken. Laut Pavitt hat TfL Hunderte von Mitarbeitern ausgelagert, aber nicht Hunderte zurückgebracht. Dies sei nicht erforderlich, da die IT-Abteilung jetzt effizienter betrieben werde.
Er hat es auch geschafft, die Lieferantenkosten um 41 Prozent zu senken, teilweise indem er die Dinge im Haus hielt. Pavitt sagte, er sei als “Serienversicherer” bekannt, aber aus gutem Grund: TfL kann Dinge im Haus billiger machen als draußen. Das macht “Mitarbeiter und Organisation sehr aufgeregt, aber die Branche weniger”, gab Pavitt zu.
Andere Kosteneinsparungen könnten sich auch später bemerkbar machen. Pavitt stellte fest, dass ein Großteil der verbraucherorientierten Front-End-Technologie von TfL wie das Oyster-Kartensystem ausgelagert ist. Einiges davon muss sein, aber wenn andere Verträge zustande kommen, bedeutet die neue Infrastrukturstärke der Organisation, dass Back-End-Funktionen wie die Abrechnung bereitgestellt werden können. Sie mögen nicht aus Kosten- oder politischen Gründen sein, aber Pavitt sagte, es sei gut, die Fähigkeit zu haben, diese Entscheidungen zu treffen.
Andere IT-Änderungen
Es gab auch andere Änderungen. Innerhalb von 18 Monaten hatte das Team von Pavitt die Endbenutzertechnologie aktualisiert, die Anzahl der Rechenzentren auf drei reduziert und die Hosting-Systeme überarbeitet. Mittlerweile sind rund 60 Prozent der TfL-Plattformen im gesamten Unternehmen verbreitet, was dem Ziel von 75 Prozent entspricht.
TfL wurde auch auf Thin Client-Desktops umgestellt, wodurch 61 Prozent eingespart wurden, indem Mitarbeiter auf Systemen mit einem Wert von etwa 800 im Vergleich zu vollständigen Systemen mit einem Wert von Tausenden eingesetzt wurden. Dies ist keine geringe Ersparnis, da TfL riesig ist. Pavitt behauptete, er habe 11.000 Sitzplätze auf Thin Client, was seiner Meinung nach der größte derartige Einsatz der Welt sei.
Ein wesentlicher Treiber für Veränderungen bei TfL war die Umstellung der IT auf ein PAYG-Modell (Pay as you go). Laut Pavitt wurde die IT eingesetzt, um ein ineffizientes Management zu unterstützen. Zum Beispiel würden Vorgesetzte, die die Arbeitsbelastung ihrer Mitarbeiter nicht ordnungsgemäß verwalten können, die IT auffordern, Ablenkungen wie Facebook zu blockieren. Jetzt müssten solche Manager zahlen, um die IT so zu nutzen.
Die Verwendung eines PAYG-Modells trug auch zur Senkung der Lizenzgebühren bei. Pavitt beschrieb eine Abteilung als anspruchsvoll, dass 380 Benutzer Zugriff auf eine teure Anwendung erhalten. Sein Team lieferte glücklich, aber Monate später stellte der Manager fest, dass nur 31 Personen es jemals benutzten. Um die Kosten zu senken, verloren die anderen den Zugang und sparten 150.000 verschwendete Lizenzkosten.
“Plötzlich waren die Kostentreiber nicht mehr die IT, sondern die Finanzdirektoren”, sagte Pavitt.
Während die IT-Überholung im Januar oder Februar nächsten Jahres abgeschlossen sein soll, bleiben laut Pavitt noch technische Herausforderungen bestehen. Die Olympischen Spiele stehen vor der Tür und die Greater London Authority drängt auch auf eine stärkere Integration zwischen der Met Police, TfL und ihren eigenen Daten, sagte Pavitt.
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