Die Zeiten sind weitergegangen, seit das Bürotelefon die Hauptstütze der Geschäftskommunikation war. Papiernotizen sind so gut wie ausgestorben, und selbst E-Mails sehen schon lange aus. Heutzutage gibt es intelligentere Möglichkeiten zu sprechen. Sprachanrufe über WLAN senken die Gesprächskosten, Instant Messaging-Apps sind jetzt für Unternehmen geeignet und Videokonferenzen beseitigen geografische Barrieren. Keines dieser Dinge ist teuer oder schwer zu implementieren, und all dies kann Ihren Teams helfen, produktiver zu werden.
Große Unternehmen nutzen seit Jahren die Vorteile von Videokonferenzen und Voice-over-IP-Telefonie. Das Wachstum von Smartphone-Apps für Endverbraucher hat jedoch die Entwicklung beschleunigt und die gleichen Tools in die Hände kleinerer Unternehmen gelegt. Viele von uns verwenden bereits Apps wie Skype, Facebook Messenger, Viber und WhatsApp für Instant Messaging und Sprach- oder Video-Chat. Jetzt unterstützen dieselben Technologien die Geschäftskommunikation. Jeder Laptop verfügt jetzt über eine Webcam und alle bis auf die grundlegendsten Smartphones oder Tablets verfügen über eine Frontkamera. Wenn Wi-Fi- und 4G-Netzwerke Infrastruktur bereitstellen, fügen Sie einfach die richtigen Apps und Dienste hinzu, und Sie haben alles, was Sie benötigen, um die Art und Weise zu ändern, wie Ihr Unternehmen kommuniziert.
Die Schlüsselwerkzeuge
Die neue Art der Geschäftskommunikation konzentriert sich auf eine Handvoll grundlegender Tools.
Instant Messaging-Dienste bieten Ihnen eine schnelle, textbasierte Kommunikation, die sowohl schneller als auch gesprächiger als E-Mail ist und sich perfekt für schnelle Diskussionen oder gemeinsame Projekte eignet. Einfach ausgedrückt, Sie können zusammenarbeiten und die Dinge schneller erledigen oder effektiver reagieren, wenn die Situation dies erfordert. Darüber hinaus sind Business-Grade-Optionen mit Threads versehen, die es einfacher machen, mehrere Diskussionen im Auge zu behalten, ganz zu schweigen von archivierbar und durchsuchbar, und sicherstellen, dass Unternehmen die Kommunikation später aus kommerziellen, rechtlichen oder Compliance-Gründen prüfen können. Sprachanrufe über WLAN können Ersetzen Sie herkömmliche Telefoniesysteme für den internen Gebrauch oder für die Arbeit mit wichtigen Kunden oder Partnern. Bei einer Reihe verschiedener Dienste und geringer Interoperabilität muss ein bestimmter Dienst festgelegt werden. Sobald Sie dies jedoch tun, machen niedrigere Kosten und die Möglichkeit, Anrufe von verschiedenen Standorten auf verschiedenen Geräten zu tätigen und anzunehmen, sie flexibler zu einem echten Segen, wenn Sie Teams haben, die von zu Hause oder unterwegs arbeiten. Darüber hinaus ist es einfach, Anrufe in Konferenzgespräche mit mehreren Personen zu eskalieren, sodass kleinere Unternehmen über große Geschäftsfunktionen verfügen. Videoanrufe erweitern reine Sprachgespräche mit einem Live-Video-Feed. Ideal für Situationen, in denen ein persönliches Treffen nicht so praktisch ist. Wie bei Sprachanrufen ist es einfach, mehr Leute zu gewinnen. Richten Sie ein Meeting im Voraus ein oder rufen Sie es per Instant Messaging auf Ad-hoc-Basis an. Sie können ein virtuelles Team-Meeting in wenigen Minuten abhalten oder eingehende Diskussionen mit Kunden oder Partnern führen, ohne dass Reisen erforderlich sind. Manchmal ist der persönliche Weg der einzige Weg, aber wenn dies nicht der Fall ist, können erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden. Mit den Tools für die Bildschirmfreigabe gehen Videoanrufe noch einen Schritt weiter, sodass Sie eine Präsentation halten, eine Webseite freigeben oder einen Blick darauf werfen können bei Plänen. Filesharing-Tools tun dasselbe für Dateien, haben jedoch den Vorteil, dass die Teilnehmer die Dateien nicht nur anzeigen, sondern auch kommentieren können.
Separate Apps oder All-in-One?
Klingt gut? Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Tools für Sie zum Laufen zu bringen. Eine besteht darin, einzelne Apps oder Dienste zu übernehmen. Skype kann beispielsweise für kleine Unternehmen mit PC-, Tablet- und Smartphone-Apps, Instant Messaging, Sprach- und Videoanrufen über WLAN und Live-Video-Chat für bis zu 25 Benutzer genutzt werden. Es wurde sogar in Microsoft Office integriert, sodass Sie an Dokumenten zusammenarbeiten und in Echtzeit chatten können, ohne das Dokument zu verlassen. Slack ist eine beliebte Wahl für Enterprise-Text-Chat, Dateifreigabe und Instant Messaging, während Apps wie O2 TU Go und O2 Just Call Me Sprachanrufe und Videokonferenzen mit Ihrem Smartphone oder Laptop über WLAN zu geringen monatlichen Kosten anbieten.
Alternativ finden Sie all diese und weitere Tools in Microsoft Office 365 gebündelt. Yammer bietet integrierte Funktionen für Messaging und soziale Netzwerke für Unternehmen, die mit denen von Slack übereinstimmen. Skype for Business bringt die Sprach- und Videoanruffunktionen von Skype in eine andere Liga. Es bietet Platz für größere virtuelle Besprechungen, Sicherheitsfunktionen für Unternehmen und die Möglichkeit, unterwegs unter einer Nummer Anrufe zu tätigen und anzunehmen, unabhängig davon, ob Sie an Ihrem Schreibtisch sitzen oder nicht oder von zu Hause aus arbeiten.
Darüber hinaus profitieren Sie von der Art und Weise, wie diese Funktionen in Office selbst integriert sind. Sie können Skype for Business-Konversationen in Word oder PowerPoint starten und Kontakte direkt aus Ihren Outlook-E-Mail- und Kalender-Apps verwenden. In Outlook können Sie sehen, ob ein Kontakt verfügbar und online ist. Dies bedeutet, dass Sie vom Senden einer E-Mail zum Sofortnachrichten- oder Sprachanruf wechseln können. Sie können sogar Skype for Business-Besprechungen planen und starten, ohne Outlook zu verlassen. Durch die Auswahl von Office 365 erhalten Sie auch Flexibilität. Sie können Skype und Yammer auf Ihren PCs, Tablets und Smartphones verwenden, sodass Sie in Kontakt bleiben, wo immer Sie sich befinden und was auch immer Sie tun.
Am wichtigsten ist vielleicht, dass Sie durch die Auswahl von Office 365 aus O2 Business Service und Support erhalten. Wenn Sie Probleme beim Konfigurieren einer Funktion, beim Hinzufügen von Benutzern oder beim Starten von Videokonferenzen haben, können Sie sich an einen Ansprechpartner wenden, um Probleme zu beheben, oder auch wenn Sie nur Rat und Informationen benötigen.
Unabhängig davon, welchen Ansatz Sie wählen und welche Dienste Sie nutzen, werden Sie froh sein, dass Sie die Schicht gemacht haben. Wenn Sie eine agile, schlanke und effiziente Organisation wünschen, hilft Ihnen die Einführung der neuen Formen der Geschäftskommunikation dabei, dorthin zu gelangen.
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